Засади використання автоматизованої системи документообігу

Затверджено

Рішенням зборів суддів

Красногвардійського районного суду

м. Дніпропетровська

від 29 вересня 2015 року,

із змінами, внесеними рішеннями зборів суддів Красногвардійського районного суду м. Дніпропетровська від 11 січня 2016 року, від 21 червня 2016 року, від 28 липня 2016 року, від 26 жовтня 2016 року, від 03 листопада 2016 року, від 01 березня 2017 року, від 20 квітня 2018 року, від 02 жовтня 2018 року, від 09 жовтня 2018 року, від 08 липня 2019 року

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

у Красногвардійському районного суді м. Дніпропетровська

1. Загальні положення

   Засади використання автоматизованої системи документообігу Красногвардійського районного суду м. Дніпропетровська (далі - Засади) розроблено відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі -Положення) та Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України № 173 від 17.12.2013 року (далі – Інструкція з діловодства).

        У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Красногвардійськго районного суду м. Дніпропетровська новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2. Принципи використання автоматизованої системи документообігу суду

        В суді використовується комп’ютерна програма «Д-3» (далі - КП «Д-3»).

КП «Д-3» використовується виключно для документообігу суду, обміну інформацією між судами та передачі інформації до центральних баз даних.

Для функціонування КП «Д-3» в суді забезпечується:

       - своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

      - своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

      -  захист інформації автоматизованої системи в суді;

      - інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

КП «Д-3» забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме :

     - реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

     - розподіл судових справ між суддями;

     - взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

    - фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

    - реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

    - контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;

    - використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

    - оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

    - індексацію документів та їх контекстний пошук;

    - виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

   - зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

   - відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

   - надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

   - підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

  - передачу судових справ до електронного архіву;

  - надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

3. 3. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

      Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду відносно суддів та керівника апарату суду, а також посадових інструкцій відносно працівників апарату суду.

Користувачі КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

     Користувачі КП «Д-3» зобов’язані забезпечувати конфіденційність  інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.

Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, встановлену законом.

4. 4. Особливості розподілу справ між суддями.

      Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, керівником апарату суду або особою, що виконує його обов`язки, за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів.

     Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів:

       - визначення головуючого судді відбувається автоматично, з урахуванням спеціалізації суддів;

       - визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться відповідно до рішення зборів суддів, яким визначено фіксовані колегії суддів;

      - у випадку, коли на момент автоматичного розподілу кримінального провадження, неможливо визначити членів (члена) колегії (крім головуючого судді), автоматизованою системою в автоматичному режимі визначається склад колегії з числа суддів, що мають цивільну спеціалізацію та на момент автоматичного розподілу мають повноваження судді.

      У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов'язків судді (тривала тимчасова непрацездатність, закінчення повноважень судді, звільнення з роботи тощо), заміна відсутнього судді здійснюється шляхом повторного автоматичного розподілу на підставі розпорядження керівника апарату.

      Визначення присяжних відбувається за правилами, встановленими Положенням.

      Не розподіляються на суддю, який перебуває в нарадчій кімнаті, справи, що підлягають негайному вирішенню, зокрема:

      -          клопотання про проведення обшуку;

      -          скарги щодо захисту прав людини – ст. 206 КПК України;

      -          заяви про забезпечення позову до надходження позовної заяви;

       -          подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України;

       -          подання про примусове проникнення до житла.

      У разі надходження заяви про відвід судді та самовідвід судді, що спеціалізується на розгляді кримінальних справ, при одноособовому розгляді справи, такі заяви розподіляються автоматично між всіма суддями колегії з розгляду цивільних справ.

     У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється за розпорядженням керівника апарату, на підставі судового рішення про відвід судді, електронний примірник якої зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

    У вихідні та святкові дні встановлюються чергування одночасно двох слідчих суддів.

    Не здійснюється розподіл та передача справ судді в разі його відкликання з відпустки в день такого відкликання.

    У випадку використання слідчим суддею підряд двох та більше днів відпочинку за роботу у вихідні дні, не здійснювати авто розподіл та передачу судових справ, на розгляді яких спеціалізуються слідчі судді, відповідному слідчому судді за один робочий день.

    Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи тільки у день перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських зайняттях, якщо таке навчання триває один день.

    У період перебування судді у короткій відпустці терміном 1 день, не здійснюється автоматичний розподіл судових справ щодо цього судді тільки у день фактичного перебування судді у цій короткій відпустці.

    У випадку відкликання судді з інших днів відпочинку (відгулів) у зв’язку з робочою необхідністю не здійснювати розподіл або передачу судових справ.

    У разі перекриття табелю обліку робочого часу судді, на підставі вимог пункту 2.3.3 Положення, не передавати такому судді справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді за винятком заяв, які надійшли щодо справ, які ще перебувають у провадженні судді, а саме заяви про забезпечення доказів і скасування заходів забезпечення позову.

5. 5. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

     Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням.

     Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.

      Керівник апарату суду або особа, що виконує його обов’язки, щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін відповідальний працівник апарату суду заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.

     Інформація про відгули суддів заноситься до табеля обліку використання робочого часу у вигляді відмітки (І) та окремо до розділу «Інше», а в примітках позначається дата та номер наказу.

6. 6.  Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному у судовій справі судді

      Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

      - судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору (заяви про повернення суми сплаченого судового збору між суддями, які ухвалювали рішення чи у провадженні яких перебувала справа, незважаючи на те, чи перебуває суддя у відпустці, перед відпускному періоді (або з інших підстав, окрім звільнення та відсутності повноважень судді) розподіляються на такого суддю;)

    -  судові справи про перегляд заочного рішення;

    - судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368 - 373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 117, 119 - 121, 121-2, статтями 259 - 264, 267 (крім частини дев'ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

    - клопотання про вирішення питання, пов'язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом, окрім випадків, коли клопотання надійшли у дні, визначені п.2.3.3 Положення. У разі надходження до суду клопотань у удні, визначені п. 2.3.3 Положення здійснювати автоматизований розподіл таких клопотань між всіма суддями кримінальної спеціалізації;

   - матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

   - судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень;

   -  зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

   - заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

   -   заяви про відновлення втраченого судового провадження;

заяви про забезпечення позову, доказів.

      Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

     У випадку одночасного надходження клопотань про дозвіл на затримання з метою приводу та клопотань про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою або зміну іншого запобіжного заходу на тримання під вартою відносно однієї особи здійснювати їх автоматизований розподіл на одного слідчого суддю. Всі інші справи по одному кримінальному провадженню розподіляються на всіх слідчих суддів.

     Також розподіляються раніше визначеному судді заяви про продовження застосування заходів медичного характеру відносно однієї особи, якщо щодо неї станом на день надходження нової заяви про продовження застосування заходів медичного характеру вже перебуває в провадженні справа, яка не розглянута.

     Заяви про продовження застосування заходів медичного характеру розподіляються раніше визначеному судді незалежно від перебування судді у відпустці, відгулах, лікарняному, відрядженні тощо, а також у відповідний період перед відпусткою, відгулами, відрядженням під час  фактичного перебування на робочому місці судді, окрім періоду перед закінченням повноважень здійснення судочинства.     

     У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках надходження:

     - матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

     - заяв про забезпечення позову, доказів;

     - клопотань та скарг по одному кримінальному провадженню,

такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації.

     У всіх вище перелічених випадках судові справи передаються раніше визначеному судді, навіть за відсутності його на роботі (відпустка, відгули, лікарняний, відрядження).

     У випадку відсутності повноважень судді такі судові справи розподіляються серед суддів відповідної спеціалізації.

     Розподіл заяв про видачу дублікату виконавчого листа, поновлення пропущеного строку на пред’явлення виконавчого листа до виконання, виправлення помилки у виконавчому листі розподіляти між суддями, які ухвалювали рішення, а уразі відсутності судді (відпустка, лікарняний чи з інших підстав), розподіляти вказані судові справи між усіма суддями, що розглядають цивільні справи.

     Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. У разі відсутності судді (відпустка, відрядження, лікарняний тощо), ухвалу якого скасовано, такі справи передаються на повторний автоматизований розподіл за розпорядженням керівника апарату суду.

      Протоколи про адміністративні правопорушення, що повертаються до суду після до оформлення передаються раніше визначеному судді, який направив такий матеріал на до оформлення.

      У період фактичної відсутності судді (відпустка, лікарняний, навчання тощо) протоколи про адміністративні правопорушення, що повернулись до суду після до оформлення автоматично розподіляються на всіх суддів, які мають повноваження для здійснення правосуддя.

     У період коли суддя фактично присутній на робочому місці, але відносно нього не здійснюється автоматичний розподіл судових справ, протоколи про адміністративні правопорушення, що повернулись до суду після до оформлення, передаються раніше визначеному судді.

     Відводи у кримінальних справах (провадженнях) розглядають судді цивільної спеціалізації.

     Відводи в цивільних справах розглядають судді кримінальної спеціалізації.

     Відводи у справах, які перебувають на розгляді у слідчих суддів розглядають слідчі судді.

7. 7. Коефіцієнти навантаження та складності судових справ

1. Коефіцієнт виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя:

- для голови суду, виконуючого обов’язки голови суду – 100;

- для заступника голови суду – 100;

2. Коефіцієнт складності кримінальних справ - 1.
3. Коефіцієнт складності цивільних справ - 1.
4. Коефіцієнт складності адміністративних справ - 1.
5. Коефіцієнт складності справ про адміністративні правопорушення - 1.

8. 8. Спеціалізація суддів з розгляду судових справ

        В суді визначено наступну спеціалізацію суддів:

             -  з розгляду кримінальних справ (в порядку КПК України),

             -  з розгляду цивільних та адміністративних справ (в порядку ЦПК України та КАС України),

             -  справи про адміністративні правопорушення розглядають всі судді суду.

        Спеціалізація кожного судді затверджується рішенням зборів суддів.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

9. 9. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.

     В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.55 Положення.

     У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки)  між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації. 

     Дані Засади вводяться в дію з наступного дня після їх затвердження рішенням зборів суддів.

     Зміни в засади вносяться з наступного дня після їх затвердження рішенням зборів суддів.